ワークフローとグループウェア 比較検討時に考えるべきこと

ワークフローを検討中の企業が、その他の機能も使えることに優位性を感じて、グループウェアの導入を選択することは危険です。それらの機能が、お客様にとって大きな課題でない可能性があり、導入後にあまり使用されず、余分な機能になったというケースは非常に多いです。

改めて、社内の課題を整理し、ワークフローを含めたグループウェア内の各機能がお客様にとって有効的に運用できるものなのかを確認しましょう。

グループウェアの導入により、様々な領域において、業務効率化と効果を発揮できます。しかし、各領域の機能を細かく見ていくと、専門で扱っているサービスに見劣りします。専用サービスが「狭く深く」であれば、グループウェアは「広く浅く」と言えるでしょう。

現状の課題、導入目的を満たす機能がグループウェアのワークフローに備わっているのかどうか、まずはご確認いただく必要があります。申請書や承認経路の細かな設定に対応できないとワークフローの運用が難しくなります。

当然ですが、ワークフロー専用システムと比べて、グループウェアのご利用料金は高く設定されています。低価格で企業の課題をピンポイントに解決できるワークフロー以上の費用対効果をグループウェアの導入により実現できるのか、ご検討ください。

ちなみに、グループウェアからワークフローシステムの切り替えを検討されるお客様の要因は、「ワークフロー以外の機能を使わなくなったので、コストを抑えたい」がほとんどです。

ワークフローは会社の規模や組織編制に合わせて、承認ルール等が定期的に変化していきます。その結果、既存のワークフローでは対応できず、それが運用に致命的な支障をきたすとなると、システムの切り替えを検討しなければなりません。

グループウェアを導入している場合、ワークフロー以外の機能は運用を継続していく必要があるため、グループウェアを残した上で新しくワークフローを導入する、もしくはグループウェアごと切り替えることになります。
グループウェアの機能の多さが時には柔軟性を損なうこともあります。