上場を見据えたワークフローシステム導入
上場審査にあたり、株主数や時価総額等の要件だけでなく、内部管理体制の有効性等も満たす必要があります。
社内の内部統制を強化し、不正やミスを未然に防ぐ仕組みとして、ワークフローシステムはとても有効です。
ワークフローシステムが解決すること① 決裁権限の明確化 / 申請・承認のルール作り
ワークフローシステムの導入にあたり、システム化したい申請書の選定、各申請書の承認ルートの明確化、従業員の権限設定などを行う必要があります。そのプロセスにおいて、今まで曖昧になっていた社内ルールを明確にすべく、経営層との議論も経ながら、社内規定をよりあるべき姿に整理していくことができます。
決裁権限が曖昧だったり、申請・承認のルールが明確になっていない場合、上場審査のポイントとなる内部管理体制の観点でリスクを抱えている状態と言えます。
ワークフローシステムが解決すること② 決裁の承認ログが適切に残る
ワークフローシステムでは、「誰がいつ承認したのか」がデータとしてすべて記録されます。どのルートで承認されたかも明確になり、正しいルートで承認されたかどうかも一目瞭然となります。また、各申請書の現在の承認状況も可視化され、業務プロセスの透明性も確保できます。
このように、ワークフローシステムを導入することで、会社の意思決定フローがクリアになり、上場審査のポイントとなるコーポレート・ガバナンスの有効性を示すことに役立ちます。
ワークフローシステムが解決すること③ 監査の対応も簡単に
紙の場合、過去の申請書を探す際、キャビネットから1件1件探す必要があり、時間がかかってしまいます。ワークフローシステムであれば、申請日や申請者、申請書内の情報など、様々な条件で申請書を簡単に検索することができ、監査への対応もスムーズになります。
上場審査時の対応のみならず、その後の内部統制の整備や監査対応、普段の申請検索の手間を踏まえても、ワークフローシステムの導入は企業活動の業務効率化に大きくつながります。
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